Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna

         Strukturę organizacyjną można zdefiniować jako ogół ustalonych zależności funkcjonalnych i hierarchiczny między elementami organizacji, zgrupowanymi w komórki i jednostki organizacyjne
w sposób umożliwiający osiągnięcie celów całości. Głównym zadaniem struktury organizacyjnej każdego systemu jest stworzenie i doskonalenie warunków zmierzających do stałego zwiększenia efektu organizacyjnego współdziałania jego elementów składowych. W szczególności do podstawowych zadań struktury organizacyjnej należy kształtowanie i podporządkowanie z punktu widzenia poprawy realizacji celów:

-         konfiguracji (budowy, układu) elementów składowych,

-         więzi organizacyjnych (hierarchicznych, funkcjonalnych, technicznych i informacyjnych), spełniających wszystkie elementy oraz określających wewnętrzny podział funkcji i władzy,

-         przebieg procesów (pracy, produkcji i procesów informacyjno-decyzyjnych).

Reasumując, można stwierdzić, iż efektywna struktura organizacyjna musi spełniać szereg funkcji i uwzględniać szereg wymogów, w szczególności  powinna:

-         stanowić ramy działań organizacyjnych (wykonawczych i zarządczych),

-         regulować działania poszczególnych pracowników i zespołów, umożliwić osiągnięcie określonego poziomu realizacji potrzeb pracowników,

-         wynikać ze strategii organizacji i być do niej dostosowana, uwzględniać specyfikę procesów wykonawczych,

-         zapewnić efektywną realizację celów organizacji.

Podstawowym elementem składowym struktury organizacyjnej jest stanowisko organizacyjne, czyli miejsce zajmowane przez pracownika w danej strukturze organizacyjnej, określone przez:

-         zakres realizowanych funkcji (obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności),

-         relacje z innymi stanowiskami,

-         rodzaj i wielkość przydzielonego wyposażenia (aparatury).

Komórka organizacyjna to zespół, składający się z kierownika i podporządkowanych mu członków zespołu (stanowisk), realizujących cel działania zharmonizowany z celem danej organizacji; komórka organizacyjna jest najmniejszą jednostką organizacyjną. Natomiast jednostka organizacyjna to zbiór komórek organizacyjnych, którymi kieruje zwierzchnik.

Stosunki zachodzące pomiędzy poszczególnymi elementami struktury organizacyjnej, a mające wpływ na jej powodzenie, określone są jako więzi organizacyjne. Wyróżnia się następujące typy więzi organizacyjnych:

-         więź służbowa lub hierarchiczna,

-         więź funkcjonalna (kierowanie i pomaganie podwładnym, kierownik jest fachowcem)

-         więź techniczna (kooperacja związana z wymianą zasileń i informacji)

-         więź informacyjna (przekazywanie informacji o stanach rzeczy lub zmianach)

Strukturę organizacyjną można rozpatrywać w dwóch aspektach:

-         dynamicznym – w którym stanowi układ informacyjno-decyzyjny czyli ciąg ustrukturalizowanych przebiegów informacyjnych i decyzyjnych;

-         statycznym – który odnosi się do sposobu rozmieszczenia uczestników systemu, podziału pracy, zakresów kompetencji i odpowiedzialności, ustalania zależności hierarchicznych oraz sposobów komunikowania się elementów systemu.

Zasady kształtowania struktur organizacyjnych to – z jednej strony – pewnego rodzaju wytyczne do procesu projektowania struktur, z drugiej zaś – zbiór ogólnych wymagań stawianych strukturom organizacyjnym.

W klasycznym ujęciu, można wyróżnić następujące zasady kształtowania struktur organizacyjnych:

1.      Zasada celowości – przewiduje konieczność jasnego i wyraźnego określenia celów zarówno dla całej organizacji jak i jej poszczególnych elementów poprzez dzielenie celów ogólnosystemowych na cele cząstkowe do momentu, kiedy można je przyporządkować poszczególnym stanowiskom; pożądane jest określenie ilościowe tych celów;

2.      Zasada łączenia celów cząstkowych w cel ogólny – na bazie określonej wiązki celów następuje grupowanie pojedynczych stanowisk w komórki organizacyjne i większe jednostki organizacyjne (działy, wydziały, piony), którym przyporządkowane zostają cele wyższego rzędu i w efekcie, tak pogrupowane cele powinny zostać połączone w cel ogólny, a zgrupowane jednostki organizacyjne – określić budowę całej organizacji;

3.      Zasada specjalizacji – polega na grupowaniu elementów struktury organizacyjnej według możliwie jednorodnych zadań, wyodrębnionych w procesie dekompozycji celu ogólnego; podstawowe kryteria grupowania stanowią: specjalizacja technologiczna i przedmiotowa;

4.      Zasada koordynacji – określa sposoby współdziałania poszczególnych członków organizacji, realizujących wyodrębnione funkcje, miejsce i rolę komórek doradczych oraz zasad ich współdziałania z komórkami liniowymi oraz powiązania w ramach systemu informacyjnego;

5.      Zasada równowagi zakresów zadań, uprawnień i odpowiedzialności – oznacza, że przydzielenie określonemu stanowisku określonych zadań musi się wiązać z przyznaniem odpowiednio szerokiego zakresu uprawnień; jednocześnie na stanowisko nakłada się odpowiedzialność adekwatną  do przydzielonych zadań i uprawnień;

6.      Zasada jednoosobowego kierownictwa – polega na tym, że należy dążyć do podporządkowania hierarchicznego każdego stanowiska pracy tylko jednemu stanowisku kierowniczemu;

7.      Zasada ustalania racjonalnych granic nadzoru – odnosi się do przestrzegania racjonalnej wielkości zespołu, którym sprawnie kierować pojedynczy przełożony;

Projektując strukturę organizacyjną, menadżerowie powinni uwzględnić konieczność wykonania takich działań, jak:

-         projektowanie stanowisk pracy,

-         grupowanie stanowisk pracy,

-         ustalenie relacji podporządkowania,

-         określenie układu władzy w organizacji,

-         koordynowanie działalności,

-         różnicowanie stanowisk pracy.

Struktury organizacyjne, ze względu na swoją złożoność, mogą być wyróżnione według różnorodnych kryteriów. Przyjmując jako podstawowe kryterium rozpiętość kierowania wyróżnia się:

-         struktury smukłe – na poszczególnych szczeblach zarządzania występuje mała rozpiętość kierowania, komórki organizacyjne są niewielkich rozmiarów, istnieje relatywnie wiele szczebli zarządzania

-         struktury płaskie – charakterystyki są dokładnie odwrotne – na poszczególnych szczeblach występuje duża rozpiętość kierowania, komórki organizacyjne są duże, istnieje stosunkowo mało szczebli zarządzania.

Struktury smukłe mają szereg zalet, do których przede wszystkim można zaliczyć:

-         możliwość bieżącej wnikliwej kontroli pracy podwładnych przez ich kierownika,

-         łatwość bezpośredniego oddziaływania kierownika na pracowników w procesie pracy poprzez wydawanie poleceń, instruowanie, konsultowanie, kontrolowanie,

-         stworzenie drogi awansu pionowego.

Struktury te nie są jednak pozbawione wad, wśród których przede wszystkim należy zwrócić uwagę na istnienie:

-         stosunkowo długie drogi przepływu informacji od najwyższych do najniższych szczebli organizacji i odwrotnie

-         dużego prawdopodobieństwa pojawienia się błędów w procesach informacyjno-decyzyjnych, wynikających m.in. ze zniekształcenia i opóźnienia informacji.

Ogólnie należy stwierdzić, iż struktura wysmukła jest kosztowniejsza (ze względu na większą liczbę menedżerów niezbędnych do jej obsługi. Z drugiej strony, szeroka rozpiętość zarządzania w strukturze spłaszczonej może obciążyć menedżerów dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi (bo jest ich mniej) oraz szerszymi obowiązkami  z tytułu nadzoru (ponieważ każdemu menedżerowi podlega większa liczba podwładnych). Struktura spłaszczona może ucierpieć, o ile te dodatkowe obowiązki staną się nadmierne.

       

Struktura wysmukła

Struktura płaska

W klasycznych rozwiązaniach strukturalnych, przyjmując jako podstawowe kryterium podziału struktur organizacyjnych – typ zależności organizacyjnych, wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje struktur:

-         strukturę liniową

-         strukturę funkcjonalną

-         strukturę sztabowo-linjową

Struktura liniowa powstaje w wyniku hierarchicznego powiązania wszystkich komórek organizacyjnych; w praktyce rozwiązania tego typu występują w bardzo małych organizacjach. Do jej zalet można zaliczyć: jednoosobowe kierownictwo, możliwość szybkiego podejmowania decyzji, łatwość utrzymania dyscypliny, indywidualną odpowiedzialność, łatwość przejrzystego ustalania zakresów kompetencji i odpowiedzialności. O jej wadach stanowią: mała elastyczność działania i wynikająca z tego sztywność organizacji, stosunkowo duża centralizacja dająca w efekcie niepełne wykorzystanie indywidualnych zdolności wykonawców niższych szczebli hierarchicznych, trudności w opanowywaniu przez kierowników całej wiedzy o funkcjonowaniu organizacji.

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

 

Struktura liniowa

W strukturze funkcjonalnej dominują zależności funkcjonalne nad hierarchicznymi. Jej istota polega na specjalizacji stanowisk kierowniczych w realizacji określonych funkcji oraz przyznaniu prawa poszczególnym kierownikom funkcjonalnym do bezpośredniego ingerowania w pracę wykonawców.

Zaletami tej struktury są: planowe wprowadzenie daleko posuniętego podziału pracy i specjalizacji również w sferze kierowania, większa (w porównaniu ze strukturą liniową) zdolności szybkiego reagowania na zmienioną sytuację systemu, możność korzystania przez wykonawców z kompetentnej rady przełożonych funkcjonalnych, prezentujących wysoki poziom fachowości w swojej dziedzinie. Posiada jednak także istotne wady: mogące wystąpić trudności w rozgraniczeniu zakresu kompetencji i odpowiedzialności kierowników funkcjonalnych, możliwość otrzymywania przez wykonawców sprzecznych poleceń, naruszenie zasad jednoosobowego kierownictwa.

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

 

Struktura funkcjonalna

Struktura sztabowo-liniowa, stanowi powiązanie powyższych rozwiązań – obok komórek typowo liniowych, występują tzw. Sztaby, czyli stanowiska doradców; komórki sztabowe służą fachową pomocą stanowiskom kierownictwa liniowego, nie tworząc oddzielnych pionów funkcjonalnych a także nie mają uprawnień do bezpośredniego wydawania poleceń wykonawcom. Do zalet tej struktury należą: przestrzeganie jednoosobowego kierownictwa, możliwość korzystania przez kierowników liniowych z opinii wysoko wykwalifikowanych ekspertów a także możliwość specjalizacji funkcjonalnej w sferze zarządzania. O jej wadach stanowią: możliwości utożsamiania się sztabowych z kierownictwem liniowym a także możliwość sporów między kierownikami komórek sztabowych i komórek wykonawczych.

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

 

Struktura sztabowo-liniowa

Struktury organizacyjne można najogólniej rozpatrywać w dwu ujęciach: klasycznym – o którym jest mowa powyżej i nowoczesnym, który można zdefiniować: stosuje się elastyczne podejście do budowy struktury; struktury te charakteryzuje zmienność części i pozycji organizacyjnych, tworzone są grupy na czas realizacji określonych zadań, przy czym możliwy jest udział pracownika w realizacji kilku zadań.